Стратегическая сессия помогает корпоративным коммуникациям

Несмотря на свою социальную природу, люди склонны рассматривать свою деятельность как обособленную, ведь результат работы будет оценён персонально для каждого. И это первая проблема коммуникаций – сотруднику кажется, что его работа важна только ему.

Ещё одна сложность – действительно важная информация не кажется такой на первый взгляд. Нужно прилагать усилия, чтобы оценить важность той или иной информации. Одному она кажется мелочью, а у другого от этого зависит выбор – что делать следующие три часа.

Наконец, очень трудно каждой единице информации найти своего «хозяина», поэтому возникнув, информация повисает в воздухе и никто её не отправит по адресу.

В качестве примера вспоминается случай, когда учебный центр одного из промышленных предприятий организовал масштабное мероприятие, а работники цехов не получили эту информацию, так как кто-то на пути этой информации решил оформить приглашение на мероприятие в виде небольшого объявления в нижнем углу доски объявлений. В итоге из 150 ожидаемых участников мероприятия в конференц-зале собрались 35 человек, эффект от события уменьшился в несколько раз! Средства и силы на организацию фактически пропали.

Когда стали анализировать произошедшее, пришли к выводу, что использовались не те каналы коммуникаций, информации не был присвоен статус «важно». А сотрудники, кто вешал объявление на доску, вообще не придали этой информации значения, поскольку не имели никакого отношения ни к учебному центру, ни к тем работникам, которых ждали на этом событии.

Роль внутренних коммуникаций обширна и не может быть заменена никаким другим процессом. Внутренние коммуникации помогают координировать информационные потоки. Также создаётся единое информационное поле. Ведь чем больше сотрудников, тем больше информации рождается, передаётся и потребляется. Примеры: изменения режима пропуска на предприятие; новый график работы столовой; информация и достижениях – наши эффективные проекты и обмен опытом; работа с настроениями и мотивацией в команде; продвижение наставничества; информирование о стратегических планах компании и т.д.

В каждой сфере коммуникации имеют свою специфику. У ИТ-компаний это акцент на обмене опытом для повышения экспертности. Форматы – митапы, презентации, телеграм-каналы и вообще цифровые дистанционные каналы коммуникаций.

На производстве акценты смещены в сторону прохождения заказов, обеспечения ресурсами, планирования. Форматы – планёрки, селекторные совещания, совещания руководителей цехов под руководством одного из заместителей генерального.

Главных задач две:

• информирование о чём-либо
• продвижение идей, регламентов, изменений, ценностей.

Несмотря не ограниченные инструменты, в этой сфере есть большие возможности для креатива. Классические форматы – рассылки, телеграм-канал, статьи и подкасты на корпоративном портале или даже на внешних публичных платформах.

В качестве дополнительных инструментов и визуализации можно использовать корпоративный интернет (интранет). Визуализация хорошо работает в виде контента на больших панелях-экранах в офисе.

Перегрузка мессенджеров и неэффективные встречи – самые часто упоминаемые проблемы. На встречах мы теряем время, если они не приносят результата. Нам трудно найти нужную информацию, если мессенджеры перегружены сообщениями и «мусором». Например, топ-менеджеры перегружены встречами и пообщаться с ними – проблема. Руководители среднего звена страдают от перегруженных мессенджеров. А новые сотрудники не понимают, как общаться и куда обращаться в онлайне. И остаются в коммуникациях через email.

Собрать воедино все каналы и решить – какие мы оставим, какие начнем использовать, а от каких откажемся. 

Пример: сотрудники получают или могут получать информацию через:

• корпоративный портал,
• Telegram,
• корпоративная почта,
• рассылки,
• внутренняя газета,
• корпоративное ТВ, радио,
• подкасты,
• регулярные встречи,
• конференции,
• стратегические сессии,
• планёрки в отделах и общие собрания сотрудников,
• информационные доски,
• группы и паблики в социальных сетях.

Организовать обсуждение: что затрудняет внутренние коммуникации в нашей организации?

Зафиксировать наглядно описанные проблемы.

Поставить задачу, например, сформулируйте и предложите решение для проблем неэффективных встреч и перегрузки мессенджеров.

Участники в группах выполнят это работу, предлагая свои решения. Также эта сессия целиком или частично может проходить дистанционно – в чатах или онлайн-платформе.

Одно из решений на стратегической сессии – провести «Марафон эффективных коммуникаций». Начало – проинформировать всех о наболевших темах и получить обратную связь. Положительный эффект – сотрудники получат возможность эмоционально переживать то, что им не нравится.

Коммуникативные роли. С помощью несложного бизнес-симулятора (на основе квеста) можно обеспечить формирование правильного стиля и алгоритма коммуникаций. В игре воспроизводятся повседневные ситуации в общении с разными ролями в компании.

Наконец, участники сессии могут предложить создать специальную страницу портала с правилами и рекомендациями по коммуникациям (принципы коммуникаций, рекомендации и лайфхаки по мессенджерам, телефону и почте).

В качестве ориентира программы такой сессии приведу пример нашей сессии:

«Разработка регламента эффективного делового общения»